徐晓亮的电脑文件管理规范
2019年11月15日定稿
1、本文的最新版访问网页地址是
https://www.cnblogs.com/delphixx/p/11846546.html
备用网址：
https://gitee.com/weiyunwps618/codes/x6t3se08fiwjc95rbaqz787
2、我的所有电脑文件按照用途和大小分成叁大类
第1类是办公文件，办公文件只分类保存在腾讯微云网盘中，严格禁止在除了腾讯微云网盘以外的其他地方新建或保存办公文件，如果因为需要上传或共享文件时可以临时导出办公文件到电脑桌面，但是一旦上传或共享文件操作完毕必需立即永久性地删除桌面的临时办公文件。
第2类是非办公文件，非办公文件只分类保存在随身固态U盘中，严格禁止在除了随身固态U盘以外的其他地方新建或保存非办公文件。
时刻保持所有电脑文件版本最新，不缺失，不重复并按照日期完整手动备份办公文件到电脑桌面。
第3类是本地磁盘或者安卓手机TF内存卡文件
3、办公文件按照内容分成6类
第1类即此文档，此文档保存在“01- 文件管理规范”文件夹中。
第2类是工作单位的办公文件，此类文件只分类保存在“02- 单位办公文件”文件夹中。
第3类是我的个人办公文件，此类文件只分类保存在“03-本人办公文件”文件夹中。
第4类是其他单位的办公文件，此类文件只分类保存在“04-其他单位办公文件”文件夹中。
第5类是其他个人的办公文件，此类文件只分类保存在“05-其他个人办公文件”文件夹中。
第6类是我的所有网址用户名密码，此文件保存在“06-网址用户名密码”文件夹中。并打印两份已加密转换的暗文到A4纸分别保存在单位和家中的保险柜中。
4、办公文件按照格式分成3类
第1类Word文档，文档格式采用最新的微软Office 2019 docx格式，严格禁止使用Word 97-2003 doc文档或纯文本文件txt等其他格式。
第2类Excel表格，表格格式采用最新的微软Office 2019 xlsx格式，严格禁止使用Excel 97-2003 xls等其他格式。
第3类安卓手机拍照JP图片格式，可以使用文档表格格式时尽量不使用图片格式。图片在上传保存时应当先检查清晰度和大小，清晰度以能正确反映照片内容为准，图片大小尽量小于1MB（可以调整手机拍照的清晰度来控制图片文件大小）。推荐使用Photoshop CS6编辑图片。
5、办公文件新建、编辑、删除、查询和备份
微云携手Office在线编辑，腾讯微云国内首家与微软Office合作，用微云随时随地都可以对文档在线编辑！
只使用腾讯微云网盘Web网页版的新建Word文档和新建Excel表格的菜单新建办公文档和表格。
在编辑办公文件时时刻关注窗口顶部的保存状态是否有“已保存”的文字提示。
推荐使用搜狗高速浏览器电脑桌面版登录腾讯微云网盘Web网页版
登录腾讯微云网盘Web网页版时请使用手机QQ的扫一扫功能登录
为了简便的编辑办公文档请拖放任务栏浏览器图标到第一个
并拖放浏览器标签栏Word文档图标到第一个
操作电脑时请不要随意关闭编辑或浏览窗口，建议完成本次所有操作需要离开电脑时再一起关闭窗口和电脑。
台式电脑、笔记本电脑和安卓手机都安装WPS_Office_2019专业免激活软件。作为Web网页版Office搜索、查看和编辑文档表格的备用软件。只有在腾讯微云网盘Web网页版中附带的Word和Excel无法使用时才使用WPS软件，为了使用实时自动保存功能只好牺牲一些快捷键操作功能了，请务必养成此习惯。并且不要在电脑桌面、本地磁盘或手机TF内存卡中新建或编辑文档表格（可以下载备份副本到本地存储空间，但是不要直接在本地存储空间中新建或编辑办公文件）。
不建议临时在电脑桌面上新建办公文件，如果因上传、发送等原因必需在电脑桌面上保存办公文件时在本次办公结束时必需清理干净桌面上的临时文件，桌面上只可以长期保存微云网盘Web网页版快捷方式、自建“回收站”文件夹和每日备份文件夹等少量图标。
执行以下批处理脚本命令文件可以设置WPS文字和WPS表格的定时自动备份,不要因为WPS_Office_2019有自动备份功能就不坚持使用腾讯微云网盘附带的Word网页版和Excel网页版编辑文档和表格,为了保持办公文件的随时随地可以快捷的搜索、查看和编辑，时刻保持最新版本，集中统一唯一分类整理，请始终坚持只在腾讯微云网盘Web网页版中办公，请始终坚持只使用Word网页版和Excel网页版查看和编辑办公文件，即使无法使用快捷键也在所不惜。再强调一下，请不要安装和使用MS_Office或者WPS_Office,永远不要用。如果你不同意我的观点非要使用WPS或者Office时,建议把此批处理设置成跟随电脑操作系统一起在启动时自动执行一下,当然此脚本也可以翻译成AutoHotkey或者其他编程语言的脚本或程序,只要效果相同用什么编程语言无所谓了。
rem ================================================
rem 一键设置WPS_Office_2019专业版的定时自动备份的批处理文件
rem 为何使用批处理而不使用AutoHotkey,批处理兼容性更高,AutoHotkey容易被杀毒软件误杀
rem 新建WPS文字和WPS表格定时备份的目的文件夹
md d:\WPSTimeBackup
rem 设置WPS_Office_2019专业版的定时自动备份
reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup” /v “AutoRecoverFilePath” /t REG_SZ /d “d:\WPSTimeBackup” /f
reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup” /v “EnableBackup” /t REG_SZ /d “0” /f
reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup” /v “EnableTimeBackup” /t REG_SZ /d “1” /f
reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup” /v “TimeBackupInterval” /t REG_SZ /d “1” /f
rem ================================================
下面是AutoHotkey版本的WPS定时自动备份设置脚本文件
;~ rem 一键设置WPS_Office_2019专业版的定时自动备份的批处理文件
;~ rem 新建WPS文字和WPS表格定时备份的目的文件夹
FileCreateDir,d:\WPSTimeBackup
;~ rem 设置WPS_Office_2019专业版的定时自动备份
;~ RegWrite, ValueType, RootKey\SubKey [, ValueName, Value] ; v1.1.21+
RegWrite,REG_SZ,HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup,AutoRecoverFilePath,D:\WPSTimeBackup
RegWrite,REG_SZ,HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup,EnableBackup,0
RegWrite,REG_SZ,HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup,EnableTimeBackup,1
RegWrite,REG_SZ,HKEY_CURRENT_USER\Software\Kingsoft\Office\6.0\Common\Backup,TimeBackupInterval,1
;~ rem ===========================================
严格禁止在电脑本地磁盘中新建办公文件。
严格禁止在安卓手机TF内存卡中新建办公文件。
严格禁止在腾讯微云网盘电脑桌面版中新建办公文件，
请不要安装微云桌面版。
严格禁止用Microsoft_Office 桌面软件新建办公文件
请不要安装MS_Office软件
严格禁止在随身固态U盘中新建新建办公文件，
编辑办公文件时推荐使用搜狗拼音输入法，
电脑也应安装搜狗五笔和极品五笔输入法
办公文件的编辑、删除、查询操作也限制在腾讯微云网盘Web网页版中操作。
当需要按照文件和表格的文件正文内容搜索时可以使用FileLocator_Pro软件对电脑桌面的按WT日期备份的文件夹进行包含子文件夹的全文检索。
每天下班前5分钟备份办公文件，备份办公文件时需进行如下步操作
第1步在电脑桌面上新建以当天日期命名的文件夹（例如“2019年11月15日”）
第2步单击腾讯微云网盘Web网页版的全部返回网盘根目录
第3步单击名称前面的复选框（打钩选中复选框）全选所有文件
第4步单击普通下载按钮打包下载所有文件到桌面上的当天日期文件夹
第5步下次使用电脑时解压缩桌面日期文件夹中的ZIP压缩包，解压缩时设置WinRAR 高级->删除压缩文件->总是
6、非办公文件新建、编辑、删除、查询和备份
如上文所述，非办公文件新建、编辑、删除、查询只在随身固态U盘中进行。
为防遗失，U盘一直用焊接不锈钢链连接博友皮带不锈钢钥匙扣上，从不取下。分类整理非办公文件时必需使用USB延长线连接U盘，严禁取下后使用U盘。
非办公文件用FastCopy软件复制到标签是“随身固态U盘副本备份”的U盘或移动硬盘中手动备份。
- 电脑软件安装包分类保存在随身U盘的“02_电脑软件安装包”文件夹中。
- AutoHotkey源代码分类保存在随身U盘的“03_AHK脚本源代码”文件夹中。
- 所有AutoHotkey视频教程分类保存在随身U盘的“04_AHK编程视频教程”文件夹中。
- 绿色免安装电脑软件分类保存在电脑D盘的“05_绿色免安装电脑软件”文件夹中。
（例如：uTools的位置是 D:\DIYTOOLS\uTools\uTools.exe）
（例如：MasterSeeker的位置是 D:\DIYTOOLS\MasterSeeker\MasterSeeker.exe）
（例如：FileLocator_Pro的位置是 D:\DIYTOOLS\FileLocator_Pro\FileLocator_Pro.exe）
绿色免安装电脑软件也复制一份到随身U盘的“DIYTOOLS”文件夹中。
所有电脑软件快捷方式都保存在文件夹“D:\DIYTOOLS\uTools\lnks”中并用uTools搜索访问。
推荐用飞扬时空的TotalCommander v5.18.3(9.22a) 和 MasterSeeker 整理所有本地磁盘文件。
- 单机电脑游戏分类保存在随身U盘的“06_单机电脑游戏”文件夹中。
- 国语中字华语电影只用“优酷视频”安卓版应用程序软件缓存下载到手机TF内存卡中。
- MV歌曲只用“音悦台MV解析下载工具”下载到安卓手机TF内存卡中
（建议用MX Player播放器播放MV歌曲）。
- 电脑操作系统安装光盘ISO镜像文件和360驱动大师网卡版、驱动精灵万能网卡版、驱动人生万能网卡版保存在安装了杏雨梨云USB维护系统的随身固态可启动U盘的“01_GhoWin7Pro_Setup”文件夹中。
（常用系统光盘ISO镜像文件有
win7x86_cn_windows_7_professional_with_sp1_vl_build_x86_dvd_u_677939_ISOMD5_AC0.ISO
win7x64_cn_windows_7_professional_with_sp1_vl_build_x64_dvd_u_677816_ISOMD5_E9D.ISO）
- 所有电脑的操作系统分区（Win7Pro_x64）的Ghost镜像文件保存在随身固态可启动U盘中的“07_电脑系统GHO备份”文件夹中。请重命名GHO镜像文件并设置Everyone只读访问NTFS权限，防止误删除。
在测试、分类、整理、保存和备份电脑文件时
以能够高效快捷简便的搜索查看编辑为目标标准，
不断改进方式方法，不断测试研究提高电脑文件分类整理的质量和水平。
利用电脑操作办公文件时多用复制少用新建
利用电脑操作办公文件时多用键盘少用鼠标
利用电脑操作办公文件时保持中速操作，
电脑操作速度以舒适，不出差错，
以一次操作成功为准，不紧不慢，泰然处之。
以下是一些电脑操作的技巧收集，供大家参考：
- 建议选用“一键GHOST硬盘版”软件备份电脑操作系统
- 建议选用“雨过天晴电脑保护系统”保护电脑操作系统
“影子系统PowerShadow http://www.yingzixitong.cn/”作为保护电脑操作系统的备用软件
- 建议选用“MSDN,我告诉你https://msdn.itellyou.cn/”
的“cn_windows_7_professional_with_sp1_vl_build_x64_dvd_u_677816.iso”作为电脑的操作系统安装文件
- 建议选用360驱动大师作为电脑驱动程序的安装工具软件
驱动精灵作为驱动安装备用软件
- 建议选用“搜狗拼音输入法”和“搜狗五笔输入法”输入文字
- 建议选用PrimoCache作为电脑本地磁盘的缓存加速软件
- 建议选用“MasterSeeker”作为本地磁盘文件的搜索软件
- 建议选用“uTools”作为电脑程序软件的快捷方式的搜索软件
- 建议选用“WPS_Office_2019专业免激活版”作为文档表格编辑的备用软件（以腾讯微云网盘附带的网页版Word和网页版Excel作为默认编辑器）。
- 建议选用“EmEditor_Pro”作为文本编辑处理软件
- 建议选用“FileLocator_Pro”作为文档表格全文搜索软件
- 建议选用“SciTE4AutoHotkey”作为电脑自动化智能操作脚本的编辑器和调试器
- 请设置屏幕保护程序为空白并等待9分钟，并选中在恢复时显示登录屏幕
- 请设置电源选项中关闭显示器等待时间为5分钟
- 如需自动登录电脑系统可以运行netplwiz命令或者
control userpasswords2命令
- 请设置浏览器下载文件的默认位置为桌面
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文件管理规范-20190403
Start /Max Https://www.autoahk.com/archives/14723
1、适当适度合理利用电脑快捷键来操作电脑文件，提高工作效率和稳定性、可靠性。
立即保存 + S
EmEditor 定时备份和自动保存设置 +
WPS定时备份设置 + F L
切换标签 +
关闭当前文件标签 + W
关闭所有文件 +
2、存储盘分工
卷标是“百度网盘2046GB”的云存储空间用于新建、重命名、移动、编辑、保存和删除办公用的文档、表格和图片，所有办公文件编辑都在百度网盘中进行。尽量只在电脑上编辑修改办公文件。百度网盘不要保存30MB以上的文件。百度网盘账号是dx33322百度网盘登录密码是g???-?3###百度网盘的密保注册手机是138#####488。
卷标是“包内备份盘927GB”的三星固态T5盘用于备份百度网盘中的办公文件，以防误删丢失文件。建议每月完整备份一次。
卷标是“随身软件盘940GB”的SSFD固态U盘用于分类保存常用电脑软件的安装包和绿色免安装软件。
卷标是“随身只读软件盘”的128GB三星BarPlus用于量产唯一的一个USB-DVD，USB-DVD驱动器中是电脑装机用的各种Windows操作系统和常用电脑软件和批量设置工具软件（包含一键批量自动安装设置检测脚本和编译后的脚本EXE文件） 。
3、新建办公文档表格图片
新建办公文件时先在电脑桌面上新建文件（新建文档快捷键 鼠标右击 WD 新建表格快捷键 鼠标右击 WX）
重命名桌面文件
使用用户名和密码登录百度网盘PC版软件（为了使用鼠标键盘无动作10分钟自动锁定功能，请不要使用扫一扫二维码的方式登录百度网盘）
打开对应的文件分类子文件夹，拖放新建的文件到此文件夹
删除桌面文件（百度网盘确实非常难用，右击新建文档的菜单也没有，真的好麻烦）
打开百度网盘中的文档、表格和图片并编辑保存文件。
DOC文档采用Word2003格式，并用WPS2016专业版编辑。
XLS文档采用Excel2003格式，并用WPS2016专业版编辑。
TXT文档采用简体中文(GB2312)编码格式，并用EmEditor睿派克论坛版编辑。
JPG图片采用JPEG品质7格式保存，并用Photoshop CS6编辑 （Adobe Photoshop CS6 Extend 简体中文绿色优化版 已激活 一键安装卸载 简繁英精简 2012.7.11更新） 。
4、文件备份
不备份电脑软件
不备份电脑视频（国语中字电影、连续剧和视频教程等）
不备份电脑音乐
不备份电脑游戏
建议每月全盘拖放下载备份百度网盘中的文件到卷标是“包内备份盘927GB”的三星固态T5盘。
5、把百度网盘的快捷键放到电脑桌面上并在快捷方式属性中设置快捷键为(全选地址栏可以用快捷键+D)
6、锁定百度网盘图标到电脑任务栏。
7、教你做一个网络协同办公的工作表
http://baijiahao.baidu.com/s?id=1601712552166391878&wfr=spider&for=pc
教你做一个网络协同办公的工作表
在学校里，考评学生阶段性学业情况，常用的措施就是考试，无论是周练、月考或是期中、期末的大考，除了阅卷的工作比较辛苦，还有一项工作也很烦琐，就是登分、以及各类数据分析，今天，我们先就优化登分的效率，为大家提供一个思路以及应用操作。
思路是，登分工作由专人录入改为所有阅卷老师协同录入，由多表录入改为一表录入。实现这一思路，需要一张网，也就是互联网、校内局域网，办公室的老师能同时访问（基本上学校都有这个条件），还要有一份能让大家协同登分的工作表，这份表要能实现以下功能：1）可同时登分，分别保存，数据互不影响；2）表头及关键文字内容不可更改；3）表头部分要固定显示；4）为防止误输入，只允许一定范围的整数录入。如图：
图一
下面，我们就如何做这一个登分表，分步说明：
1、如图一，我们先在EXCEL表中输入基本的表头、标题、以及考生的相关信息。简单美化一下表格，整个表设置文字居中，字体适中，用虚线做表格线，标题设成灰底色，并用白线分隔。
2、将鼠标停在E3单元格，点“视图”、“冻结窗格”、“冻结拆分窗格”,目的就是冻结2行标题行和左边4列内容
图二
3、设置非输入数值单元格的保护，目的就是，只能在对应学科下输入数字，而不能更改其他单元格内容，防止误删除。先选中整个表格，然后设置单元格格式，在“保护”栏中全部勾选。
图三
再选中要录入成绩的单元格区域，设置单元格格式，在“保护”栏中，全部不勾选。
图四
4、设置成绩录入区域的有效性，限制只录入0-160分的整数值。选中成绩录入区域，点“数据”、“数据有效性”，选“整数”、介于0-160，然后，确定。
图五
5、保护工作表，共享工作表。只有设置了工作表的保护，才能防止对非成绩录入区域的误操作！只有共享了工作表，才能让所有人都能在一张表上录入成绩，并可以分别保存。并且，这两个先后顺序不能反过来。
图六
图七
这份协作登分的工作表，完成以后，把它放在学校办公用的局域网上，让大家能同时访问到即可。同样，这样的协作工作表可以应用于其他单位、机关等相关部门，只要有协作要求的报表，都可以参照这个思路来设计，希望你有收获。
