电子文件管理方案

一、 前言

       当今我国有众多公民和公司在日常工作、生活、娱乐、旅游、协作和交际过程中会产生大量的文档、表格和图片等各种电子文件。科学合理的管理好这些电子文件可以高速高效的搜索、查看、编辑和利用好这些文件，如果管理不善则可能丢失文件、泄密文件或者找不到所需文件。我在平时管理电子文件时归纳总结了一些经验，现在我把这些经验分享出来供各位参考。我的经验可能不太正确，我的经验可能不适用于当时当下的你，请各位读者根据各自的具体情况和环境做适当的调整和改变。本文中的电子文件是指滴答清单、手机联系人通讯录导出文件(.vcf)、AutoHotkey脚本源代码文件(.ahk)、KeePass登录密(口)码(令)、向日葵控控A2登录密(口)码(令)、群晖网络存储服务器登录密(口)码(令)、照片(.jpg)、图片(.jpg)、Word办公文档(.docx)、WPS Office办公表格(.xlsx)、音乐(.MP3)、歌曲(.MP3)、有声读物(.MP3)、电子书(.chm、.PDF)、视频(.avi、.mp4、.rmvb、.mkv、.wmv)、电影(.avi、.mp4、.rmvb、.mkv、.wmv)、软件(.exe)、Delphi源代码(.pas)、游戏(.exe)、压缩包(.zip)、光盘镜像(.iso)、系统镜像(.GHO)等各种可以在电脑或者手机上观看或编辑的以数码形式存储的文件。

二、要求
  1、 能够通过少量正文内容片段快速的(5分钟之内)搜索到所需的文件
  2、 不丢失文件
  3、 不泄密文件
  4、 实时保存正在编辑的内容
  5、 多种设备访问
  6、 多人同步分享协作
  7、 高速易用大容量

三、 具体设置和操作

rem 批量新建群晖网络存储服务器共享文件夹的分类保存文件的子文件夹的批处理脚本源代码
md 固定到任务栏
cd 固定到任务栏
md 01_单位
md 02_本人
md 03_他司
md 04_他人

cd 01_单位
md 01_每月工资
md 02_大额支出
md 03_金蝶做账
md 04_来文接收
md 05_已交文件
md 06_腾讯文档
md 07_值班表格
md 08_应收账款
md 09_职工信息
md 10_供货商信息
md 11_客户信息
md 12_单位信息
md 13_业务科
md 14_财务科
md 15_生产科
cd ..

cd 02_本人
md 01_办公文件
md 02_音乐歌曲
md 03_有声读物
md 04_照片图片
md 05_电子书籍
md 06_电影视频
md 07_应用软件
md 08_操作系统
md 09_编程代码
md 10_单机游戏
cd ..

cd 03_他司
md 科学技术有限公司
md 可持续发展有限公司
cd ..

cd 04_他人
md 李四
md 张三
cd ..

; 请正确固定台式电脑任务栏最左边的群晖共享文件夹访问图标
; （请把此AutoHotkey脚本编译成的exe可执行文件用鼠标拖放固定到任务栏的最左边）

; D:\Program\SMB映射网络驱动器X盘\SMB映射网络驱动器X盘.ahk
; 请正确固定台式电脑任务栏最左边的群晖共享文件夹访问图标
; （请把此AutoHotkey脚本编译成的exe可执行文件用鼠标拖放固定到任务栏的最左边）
#SingleInstance,Ignore
SetTitleMatchMode,2
DetectHiddenWindows,On
Hotkey,F8,OpenShareFolder
OpenShareFolder()
return
; 打开群晖网络存储服务器映射网络磁盘驱动器中的共享文件夹
OpenShareFolder()
{
	Run,X:\固定到任务栏\02_本人
	WinWaitActive,X:,,5
	loop,3
	{
		WinMove,02_本人,,30,50,A_ScreenWidth-400,A_ScreenHeight-200
		Sleep,100
	}
}

1、 用“滴答清单”安卓版管理日常任务清单，及时添加任务项目，拖放调整任务项目的排列顺序，及时打钩已经完成或取消的任务项目。

2、 所有电子文件都统一保存在Synology群晖DS920+网络存储服务器的RAID1镜像存储池中的”分类整理保存”共享文件夹之中。用单块容量为16TB的4块NAS专用机械硬盘组建RAID1镜像存储池(有数据保护)，此时可用的存储空间大小是16TB，在  同时损坏3块硬盘时  虽然仍可以正常读写访问群晖NAS中的电子文件，但是应当及时用全新的NAS专用硬盘更换已经损坏的机械硬盘。在”分类整理保存”共享文件夹中新建子文件夹“D盘办公”用于存放办公文档、办公表格和图片照片。群晖服务器中的“D盘办公”文件夹与安装了向日葵控控A2的台式电脑的“D盘办公”文件夹用GoodSync 11通过SFTP文件服务进行双向实时同步所有文档表格和图片照片。群晖NAS中的“D盘办公”文件夹用CloudSync单向上传(仅上传本地更改)到百度网盘。
3、 新建和重命名
  a、 在新建照片、图片、文档、表格和其他文件时应当立即重命名新建的文件。
  b、 只在正确的文件夹中新建文件，如有需要先新建子文件夹然后在子文件夹中新建文件。如需移动文件则越早越好，一旦确定文件保存的位置则不得随意重命名、移动或删除文件。
  c、 所有照片都只用小米安卓手机自带的相机拍照生成，为了生成比较小的照片在拍照时请设置照片质量为低，打开时间水印，照片为jpg格式，照片保存位置为
/>storage>emulated>0>DCIM>Camera，用ES文件浏览器访问这些照片。
  d、可用Adobe Photoshop CS6查看和编辑图片。
  e、为了使用实时保存当前编辑的内容的功能，只用腾讯文档新建文档和表格，严禁用WPS Office或者微软Office新建文档和表格。腾讯文档用腾讯QQ手机版的扫一扫功能授权登录腾讯文档的网页版。我平时不用担心因为电脑死机、电脑被盗、突然断电或者其他原因而丢失正在编辑的内容。
  f、为了AnyTXT Searcher全文索引文档表格，实现高速批量搜索文档表格的正文内容，同时,也为了GoodSync 11 能够在Windows台式电脑本地文件夹和Synology群晖网络存储服务器共享文件夹之间进行双向实时同步,在完成腾讯文档中文档表格的编辑之后立即导出文档表格为本地Word文档(.docx)或本地Excel表格(.xlsx)
  g、使用腾讯文档Web网页版、腾讯文档安卓版、向日葵控控A2、群晖SMB文件服务（局域网）、群晖SFTP和RaiDRive（DDNS动态域名解析、端口映射转发、映射本地虚拟磁盘、广域网、互联网、因特网）、群晖QuickConnect（广域网、互联网、因特网）、ES文件浏览器安卓版等各种合适的方法来远程访问电子文件。
4、搜索
       请经常性的定时检查AnyTXT Searcher电脑版和群晖的Universal Search套件的文件内容全文索引数据库的定时更新周期任务的设置是否正确有效。平时做好文件内容全文索引的定时周期任务的检查工作，到需要全文搜索文件内容时就能快速高效的查找到所需的电子文件了。
用群晖的DS file安卓版、MasterSeeker电脑版、AnyTXT Searcher电脑版和群晖的Universal Search套件批量搜索查找电子文件的文件名或者文件正文内容。
用Maye 版本：1.2.8 By:25H管理电脑中的快捷方式、常用网址和常用快捷键。

Maye的快捷键默认设置为Alt+空格键
Total Commander 10.00 的快捷键设置为 `(即Tab键上面的~键) (代码详见本文附件1)。
MasterSeeker的快捷键设置为 F8(代码参考附件1自己写)。
四、 误删恢复
  1、 因误操作误删误改文件、机械硬盘损坏、电脑被小偷盗走、网络故障、服务器故障、自然灾害、战争等各种原因引起丢失文件时可以在腾讯文档网页版、安装了向日葵控控A2的Windows台式电脑本地磁盘、与台式电脑双向实时同步的群晖网络存储服务器中RAID1镜像存储池中的”分类整理保存”共享文件夹等各种存储介质和云存储空间之中用群晖的DS file安卓版、MasterSeeker电脑版、AnyTXT Searcher电脑版和群晖的Universal Search套件批量搜索查找电子文件的文件名或者文件正文内容。并及时购买并替换已损坏的硬件和软件，重新恢复相关设置。
  2、 当无法正常使用主要台式电脑时可重新启动电脑，利用主要台式电脑中的Deep Freeze Standard 冰点还原精灵 版本 8.63.020.5634 软件的计算机重启恢复初始化状态功能来修复主要台式电脑的一般故障，保证主要台式电脑的正常运行和使用。当重启主要台式电脑之后任然无法正常使用，则应当用“SGImini备份还原映像总裁”软件恢复操作系统GHO镜像到C盘分区或者检测并更换损坏的电脑硬件配件。其他电脑和手机可以通过向日葵控控A2连接和控制此主要台式电脑。
  3、当无法安装Deep Freeze Standard 冰点还原精灵时可暂时安装Shadow Defender影子卫士代替。当无法安装MasterSeeker时可暂时安装Everything或者www.jam-software.com出品的UltraSearch或者Wise JetSearch或者Listary或者闪电搜索或者glarysoft出品的Quick Search或者SwiftSearch或者FileSearchy或者Hddb 4.4.0 代替。

当无法安装www.likasoft.com出品的Archivarius 3000时可暂时安装www.bbdoc.cn出品的BBdoc文档管理系统或者https://anytxt.net/出品的AnyTXT Searcher或者www.textseek.net出品的TextSeek或者www.mythicsoft.com出品的FileLocator Pro或者docfetcher.sourceforge.net出品的DocFetcher或者百度硬盘搜索或者谷歌桌面Google Desktop或者copernic.com出品的Copernic desktop search或者www.lookeen.com出品的Lookeen或者www.dtsearch.com出品的dtSearch或者www.lesbonscomptes.com出品的Recoll或者其他类似的Windows桌面全文搜索工具索引软件(Desktop full-text search tool)代替。

当无法安装RaiDrive时可暂时安装WebDrive或者NetDrive2代替。

五、 感想
       人的一生应当有一个能在任何时间任何地点访问的网络云存储共享文件夹，我选择腾讯文档、向日葵控控A2和群晖DS920+作为我存放电子文件的存储介质。人的一生要做好事，做成事，就应当端正态度，认认真真，专心致志，坚持不懈，细水长流，水滴石穿，多请教，多学习，多联系，多交流，只要功夫深，铁杵磨成针，专注于自己喜欢的事业往往能够取得成功。多向高手能手请假学习往往能够加快成功的进度。例如：要编写一个能用、好用、能重复使用到类似的情况中的AutoHotkey脚本程序文件，可以反复调试测试、可以在网上搜索类似的实例代码、可以通过腾讯微信或者腾讯QQ联系请教朋友高手能手、可以组团协作一起团队化编程，总之，要做好一件事情有很多办法方法和途径，天道酬勤，勤能补拙，只要肯用心，就容易把事情做好。对于每一个人，生命只有一次，人一生的时间是有限的，我们各位应当珍惜时间，珍惜健康，珍惜现在来之不易的美好生活，珍惜并有效利用有限的现金、银行存款和其他流动资产。如果看到此文章的有缘人有什么好的想法和建议请在评论区回复或者通过腾讯QQ电子邮箱地址联系我，我的腾讯QQ电子邮箱的地址是595076941@qq.com
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六、 淘汰
       我在确定使用此方案（GoodSync、腾讯文档、控控A2、AnyTXT Searcher）时淘汰了其他一些我认为不好的电子文件管理方案。具体的淘汰理由如下：

；附件1：

;
;/*
;===========================================
; 设置激活或者隐藏 Total Commander 10.00 主窗口的快捷键为  `(即Tab键上面的~键)
; https://www.autoahk.com/archives/37780
; https://www.cnblogs.com/delphixx/p/15718194.html
;
; 脚本作者 : ds920
; 最新版本 : 1.1
; 更新时间 : 2021年12月22日
;
; 用法: (需要最新版本 AHK v1.1.31+)
; 1. 到飞扬时空的新浪博客下载并安装TotalCommander中文增强版到文件夹D:/TotalCMD
; 2. 将本脚本保存为"RunTC.ahk"并复制到D:/TotalCMD文件夹中
; 3. 使用Maye来设置RunTC.ahk的热键为  `(即Tab键上面的~键)
;
; 升级更新历史:
; 版本1.0 2021年12月22日 新建 创建此AutoHotkey脚本并测试通过 `(即Tab键上面的~键) 热键功能
; 版本1.1 2021年12月22日 修改 调整删除 SetTimer 定时器时判断TC主窗口是否激活的顺序
; 把基于窗口类的激活判断语句"if(WinActive("ahk_class" TTOTAL_CMD))"放在最外层
; 防止有相同标题的窗口激活时（例如：相同标题的浏览器等等）窗口激活误判
;
; 由于AutoHotkey的Hotkey语句设置的热键必需在任务栏或者桌面进程激活时才有效,
; 所以请使用Maye来设置Total Commander的热键  `(即Tab键上面的~键)
; https://blog.arae.cc/post/25830.html
; https://github.com/25H/Maya/releases/
;
; 可以用 Total Commander 访问用RaiDrive异地远程连接群晖WebDAV文件服务并映射成的本地虚拟磁盘盘符 Z: 分区
; 可以用 Total Commander 访问用NetDrive2异地远程连接群晖SFTP文件服务并映射成的本地虚拟磁盘盘符 Y: 分区
; 可以用支持 Total Commander的WebDAV文件服务访问插件异地远程连接群晖WebDAV文件服务中的网络共享文件夹
; 可以用KeePass或者KeePass2Android来连接坚果云或者
; 群晖NAS的WebDAV文件服务来管理网址、用户名、账号、密(口)码(令)、暗号、纪念日等个人敏感隐私信息和数据
; 可以用FileZilla Pro 专业版软件异地远程连接群晖的WebDAV文件服务并
; 批量上传文件夹到群晖的 RAID 1 镜像存储池中的共享文件夹之中
; 可以用腾讯文档的电脑客户端来新建在线文档和在线表格来进行办公文档和办公表格的分享和协作
; 可以用Bulk Rename Utility 2.7.1.2来批量重命名或者编号群晖WebDAV文件服务中的共享文件夹中的大量文件
; 可以用Double Killer Pro V 2.1.0.104来批量删除群晖WebDAV文件服务中的共享文件夹中的重复文件
; 可以安装并升级更新"火绒安全软件"来防杀电脑病(木)毒(马)恶意软件并拦截垃圾广告弹出的骚扰窗口
; 可以用SGI备份还原映像总裁镜像总裁一键还原工具软件来备份保护Windows操作系统和
; 电脑中应用程序软件和设置到GHO系统镜像文件
; SGI备份还原映像总裁镜像总裁一键还原工具软件官方网址是 https://www.sysceo.com/Software-softwarei-id-253.html
; 以便今后用杏雨梨云启动维护系统可启动固态U盘来恢复电脑系统应用程序软件GHO系统镜像文件到电脑的系统分区C盘
; 可以用Shadow Defender 影子卫士来保护Windows操作系统和电脑中应用程序软件的设置,
; 防止电脑软件设置被未授权的用户和程序非法更改和破坏
; 如果无法安装 Shadow Defender 影子卫士时可以用"DeepFreeze冰点还原精灵"或者
; "PowerShadow影子系统"或者"Returnil Virtual System(RVS)"来代替影子卫士
;
;===========================================
;*/

#SingleInstance,Ignore
loop,5
{
	DetectHiddenWindows,On
	Sleep,5
	IfWinExist,QQ595076941_AutoAHKRun
		ExitApp
}
Gui, Show, Hide,QQ595076941_AutoAHKRun
#Persistent
; #NoTrayIcon
DetectHiddenWindows,On
SetTitleMatchMode,2
; 设置激活或者隐藏 Total Commander 10.00 主窗口的快捷键为  `(即Tab键上面的~键)
; Hotkey, `(即Tab键上面的~键) ,ActivateOrHideWindowHotkey
ActivateOrHideWindowHotkey()
return
; ——————————————————–
ActivateOrHideWindowHotkey()
{
	; MsgBox,PressedHotkey检测到已经按下快捷键
	Sleep,5
	IfWinActive,ahk_class TTOTAL_CMD
	{
		Sleep,5
		if(WinActive(ahk_class TTOTAL_CMD))
		{
			Sleep,5
			WinGetClass, MyClass, A
			IfInString,MyClass,TTOTAL_CMD
			{
				Sleep,5
				IfWinActive,Total Commander
				{
					TCTitle:="Total Commander"
					Sleep,5
					WinGetActiveTitle,Title
					IfInString,Title,%TCTitle%
					{
						; MsgBox,MinimizeWindow最小化指定窗口
						WinMinimize,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD
						Sleep,5
						ExitApp
					}
				}
			}
		}
}
else
{
	; MsgBox,ActivateWindow显示并且最大化并且激活指定窗口
	SetTimer,ActivateWindowTimer,20
}
}
; ——————————————————–
;根据窗口类名显示并激活Total Commander窗口
ActivateWindowTimer()
{
	; 1、如果程序没有运行则运行程序,这里我把可执行文件名改成了TotalCMD-v10.exe
	Process,Exist,TotalCMD-v10.exe
	if (%ErrorLevel%=0)
	{
		IfExist,D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe
		{
			Run,D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe
		}
		else
		{
			MsgBox,找不到文件 D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe
			return
		}
	}
	; 2、显示并激活（切换到）指定窗口
	WinShow,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD
	WinMove,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD,,0,0,A_ScreenWidth,A_ScreenHeight
	WinActivate,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD
	WinMaximize,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD
	Sleep,5
	DetectHiddenWindows,On
	SetTitleMatchMode,2
	WinGet, WinID, ID,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD
	DllCall("SwitchToThisWindow", "UInt", WinID, "UInt", 1)
	; 3、检查指定窗口是否激活成功，
	; 假如激活成功则退出Timer计时器循环执行，
	; 如果激活失败则继续尝试激活指定窗口

	Sleep,5
	IfWinActive,ahk_class TTOTAL_CMD
	{
		Sleep,5
		if(WinActive(ahk_class TTOTAL_CMD))
		{
			Sleep,5
			WinGetClass, MyClass, A
			IfInString,MyClass,TTOTAL_CMD
			{
				Sleep,5
				IfWinActive,Total Commander
				{
					TCTitle:="Total Commander"
					Sleep,5
					WinGetActiveTitle,Title
					IfInString,Title,%TCTitle%
					{
						SetTimer,ActivateWindowTimer,Delete
						Sleep,5
						ExitApp
					}
				}
			}
		}
}
}

;================= The End =================

;

/*

;================= 根据窗口类名激活或者隐藏窗口的AutoHotkey函数 =================
; 请使用 窗口信息工具 AHKInfo 1.3.5 获取窗口的类名
;根据窗口类名激活或者隐藏窗口
ActivateOrHideWindow(VarExeFileName:="TotalCMD-v10″,VarWinClassName:="TTOTAL_CMD")
{
	; 1、如果程序没有运行则运行程序
	Process,Exist,%VarExeFileName%.exe
	if (%ErrorLevel%=0)
	{
		IfExist,%VarExeFileName%.exe
		{
			Run,%VarExeFileName%.exe
			return
		}
		else
		{
			MsgBox,找不到文件 %VarExeFileName%.exe
			return
		}
	}
	; 2、如果窗口未置顶则显示并激活（切换到）指定窗口
	IfWinNotActive,ahk_class %VarWinClassName%
	{
		loop,2
		{
			Sleep,50
			WinShow,ahk_class %VarWinClassName%
			;~ WinMaximize,ahk_class %VarWinClassName%
			Sleep,50
			WinGet, WinID, ID,ahk_class %VarWinClassName%
			Sleep,50
			DllCall("SwitchToThisWindow", "UInt", WinID, "UInt", 1)
		}
		return
	}
	; 3、如果窗口已经显示并置顶则隐藏窗口
	;~ WinMinimize,ahk_class %VarWinClassName%
	WinHide,ahk_class %VarWinClassName%
}

*/
;

本文的网址链接如下：

https://www.autoahk.com/archives/39852

https://blog.51cto.com/ds920/5003325

https://www.cnblogs.com/delphixx/p/15886400.html

2022年2月12日